Андрей Котелкин · 13 октября 2026

Перенос из Excel в ПланФикс: подготовка контактов и задач

Таблицу перед переносом полезно рассматривать не как готовую структуру ПланФикс, а как источник данных, который нужно сопоставить с полями и правилами будущей работы. Ниже — порядок подготовки, который помогает заранее обнаружить пропуски и неоднозначные значения.

Сначала определите, что именно переносить

Разделите данные на понятные группы: контакты и компании, активные задачи, проекты, справочные значения и архив. Для каждой группы решите, нужна ли она в ежедневной работе, где будет храниться в ПланФикс и кто отвечает за проверку. Не обязательно переносить все листы и старые записи одним разом: сначала выберите данные, без которых команда не сможет продолжить текущую работу.

До подготовки файла составьте словарь соответствий. Например, столбец «Клиент» может означать название компании, имя контактного лица или текстовую пометку; для импорта важно заранее выбрать целевой объект и поле. Справка ПланФикс описывает импорт задач из CSV, XLS и XLSX с сопоставлением колонок и полей задачи. Заголовок колонки может сопоставиться автоматически, если совпадает с названием поля в системе. Источник: «Импорт задач»

Порядок импорта контактов и задач

Если задачи должны ссылаться на компании или контакты, проверьте, что эти записи уже заведены. ПланФикс рекомендует перед импортом задач импортировать контакты, чтобы данные контрагента заполнились полнее. Для связки компании и контактов в инструкции по импорту контактов указана последовательность: сначала импортировать компании, затем контакты с соответствующим названием компании. Если компания ещё не существует, она может быть создана при импорте контакта. Источник: «Импорт контактов»

Для задач заранее создайте или выберите шаблон с нужными пользовательскими полями: справка отмечает, что для импорта таких полей требуется выбрать содержащий их шаблон. Также проверьте, что сотрудники, которые будут назначены исполнителями, уже есть в аккаунте и имена в файле совпадают. При отсутствии совпадения поля исполнителя, участника или аудитора останутся пустыми. Источник: требования к шаблону и пользователям при импорте задач

Проверьте совпадения, прежде чем загружать всё

В контактах подумайте, какое сочетание полей надёжно отличает одну запись от другой: например, телефон и электронная почта могут повторяться или отсутствовать. В интерфейсе импорта контактов можно выбрать поведение для найденных совпадений: пропустить существующий контакт, обновить его данные или считать все записи новыми. Последний вариант способен создать дубли, если в ПланФикс уже есть похожие контакты. Это прямое предупреждение справки, поэтому выбор режима следует делать после проверки текущих данных, а не по умолчанию. Источник: варианты обработки существующих контактов

При импорте задач также можно создавать новые записи, игнорировать совпадения по выбранному полю или обновлять найденные задачи. ПланФикс ограничивает обработку одного файла задач 1 000 строками; количество задач в целом не ограничено. Для CSV справка указывает кодировку UTF‑8, а для полей даты и времени — конкретный формат. Перед загрузкой сверяйте актуальные форматы непосредственно с инструкцией, особенно если файл сформирован из нескольких таблиц или программ. Источник: лимит файла, дубли, CSV и даты

Безопасная проверка на небольшой выборке

Практический способ снизить неопределённость — подготовить маленький файл с разными типами строк: запись с полной информацией, строка с пустым значением, контакт с компанией, задача с исполнителем и задача с пользовательским полем. Это рекомендация по проверке, а не отдельная функция ПланФикс. Сопоставьте столбцы в интерфейсе, посмотрите результат, откройте несколько импортированных карточек и сравните поля с исходником.

После проверки исправьте структуру файла и лишь затем переносите следующие порции. Для длинных списков задач разбивка на файлы укладывается в официальный лимит строк; для контактов сохраняйте выбранный режим совпадений и критерий поиска. Не включайте в рабочий файл лишние персональные данные, если они не нужны в ПланФикс.

Чек-лист перед запуском импорта

• Решите, какие листы и записи действительно нужны для текущей работы.
• Подготовьте таблицу соответствий: источник, целевой объект и поле ПланФикс.
• Импортируйте компании и контакты до задач, если нужны связанные карточки.
• Создайте сотрудников и шаблоны с пользовательскими полями заранее.
• Проверьте заголовки, даты, кодировку CSV и дубли.
• Сначала проведите проверку на небольшой выборке и сверьте карточки.

Импорт из таблицы не заменяет проектирование будущего процесса: он переносит записи по выбранным правилам, но сам по себе не определяет статусы, ответственность и дальнейшие действия команды. Эти договорённости лучше принять отдельно до массовой загрузки.